Lorsqu’on exerce une activité commerciale, quelle que soit sa nature, on n’est malheureusement jamais à l’abri des éventuels retards de paiement. De nombreuses causes peuvent expliquer ces derniers. On compte, entre autres, des litiges plus ou moins légitimes, des difficultés de trésorerie, et bien d’autres encore. Face aux clients qui ne respectent pas les conditions de paiement, beaucoup ne savent souvent pas quoi faire. Afin de les éclairer à ce sujet, voici justement les meilleures choses à faire face à ce type de client. Le point dans les lignes qui suivent.
Encadrer ses factures
Afin d’optimiser la gestion des impayés et ainsi mieux faire face aux clients mauvais payeurs, on peut tout simplement encadrer ses factures. L’idée est notamment de verrouiller sa facturation en soignant ses CGV ou conditions générales de vente. Pour ceux qui l’ignorent encore, ces dernières sont éditées et validées par les clients eux-mêmes au moment de la signature du devis ou du contrat. Les CGV encadrent la prestation, mais pas seulement. Elles définissent aussi ses conditions financières. Elles offrent donc la possibilité de mettre par écrit les conditions de règlement, le délai de paiement, l’indemnité forfaitaire de recouvrement, les conséquences d’un défaut de paiement sur la prestation concernée et les pénalités de retard. À noter qu’il est également important de verrouiller les conditions spécifiques du bon de commande ou du devis.
S’assurer du paiement de facture
Pour mieux faire face aux clients mauvais payeurs, il est aussi essentiel de s’assurer du paiement de facture. Cela se fait en quelques étapes. La première chose à faire est alors de vérifier la solvabilité du client concerné en amont. Avant de travailler avec lui, il faudra donc mener une enquête de solvabilité, qui permettra notamment de connaître sa santé économique. Afin de mener à bien l’enquête, on peut se faire accompagner par un professionnel. La deuxième étape est d’identifier les interlocuteurs directs en charge du paiement des factures. Il peut s’agir de responsables administratifs, de comptables ou de chargés de facturation. Ensuite, on doit faire une relance préventive de facturation. Celle-ci peut se faire environ 15 jours avant la date d’échéance. Enfin, on doit bien sûr faire une deuxième relance dès qu’on constate un retard de paiement.
Facturer les pénalités de retard
Contrairement aux idées reçues, on a tout à fait le droit de facturer les éventuelles pénalités de retard. Il faut juste veiller à informer les clients sur ces pénalités avant le début de la prestation ou de la vente. Bien évidemment, ils peuvent soit les accepter soit les refuser. Il est important de souligner qu’elles peuvent être mentionnées dans 3 documents officiels, à savoir les CGV ou les CGP (conditions générales de prestation), le bon de commande ou le devis et chaque facture. Pour cette dernière, les pénalités doivent être indiquées uniquement à des fins de rappel. Ainsi, si le débiteur ne respecte pas les délais imposés pour régler la facture, on peut réclamer des intérêts de retard.
Effectuer un recouvrement de facture
Quand on tombe sur des clients mauvais payeurs, on doit donc rédiger un courrier de relance et le leur envoyer par email ou par voie postale. On peut aussi tout simplement les appeler pour les interroger directement. À noter que la relance doit impérativement se faire de façon cordiale. Après quelques relances amiables, si le paiement n’est pas encore effectué, on peut avoir recours à la mise en demeure. C’est une lettre rédigée pour mettre fin au litige, à adresser directement au client concerné. Cette démarche consiste à lui rappeler son obligation de régler sa facture dans un délai précis. Au cas où le client ne réalise pas encore le paiement, on peut alors passer au recouvrement judiciaire, et ainsi faire appel aux tribunaux pour le forcer à honorer la facture.
